1. En primer lugar, escriba en un bloc de notas el contenido que desea comunicar al otro usuario. En esta etapa, sería preferible deshacerse de sus ideas que deben transmitirse a la otra persona, sin mucho énfasis en la gramática y la puntuación.
2. Una vez que sus ideas son objeto de dumping, haga hincapié en el orden de las ideas. Por ejemplo, si hay algunas fechas / fechas límite a seguir, comience a organizar sus ideas en un patrón cronológico.
3. Ahora mira la parte del lenguaje. Trate de mantener el contenido simple. Aprende que el uso de jerga pesada no te convierte en un campeón de etiqueta de correo electrónico, así que trata de hacerlo breve y simple.
4. Si es posible, intente organizar los datos en viñetas o listas numeradas, tal como lo he hecho aquí para darle la mejor imagen al lector. (Esto podría no funcionar siempre, por lo que debe justificarse cuándo usarlo).
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5. Concéntrese en la ortografía, aunque su editor de correo electrónico lo haga por usted, simplemente verifique dos veces para que algo como una semana no sea reemplazado por un débil, en cuyo caso su editor de correo electrónico no sería de gran ayuda.
6. Cuida la parte de direccionamiento. Si está escribiendo a una persona, siempre es mejor enviar el correo electrónico a la persona con un “Hola xxxxxxx”, donde xxxxxxx es el nombre de la persona, que algo como “Hola señor / señora”
7. Si lo está dirigiendo a un grupo de personas, también se justificaría “Hola equipo”.
8. Haga una paráfrasis del contenido del correo electrónico, para asegurarse de que ha podido traducir con precisión sus nociones o intenciones en una articulación escrita.
9. Agregue un tema: debe dar una idea de lo que se trata el correo electrónico sin ser demasiado largo. Por ejemplo, si está compartiendo un determinado informe semanal relacionado con la asistencia del equipo, entonces la mejor apuesta para el sujeto sería – Informe semanal de asistencia del equipo – :
10. Agregue cualquier acción de seguimiento / establezca la prioridad para el correo electrónico.
11. Cuide quién debe permanecer en la lista “Para” y quién debe ser “Copiado de carbono”
12. Siempre es ético usar la opción “Responder a todos” que la opción “Responder” a menos que una situación específica lo detenga.
13. Vuelva a verificar para asegurarse de que ha agregado los archivos adjuntos que debían ir con el correo electrónico.
14. Asegúrese de tener una firma adecuada, que defina su nombre, designación y contactos.
Esto debería ayudar, supongo !!