Estas reuniones generalmente se inician meses antes de que sucedan. Los miembros del personal tanto del Ejecutivo como de los Ministerios de Relaciones Exteriores (o su equivalente) comienzan a hablar entre sí una vez que se ha tomado la decisión de que se realizará una reunión. Se puede llegar a esa decisión a través de discusiones entre un embajador y el ministerio, o puede ocurrir con solo una llamada telefónica entre ejecutivos, dependiendo de la relación entre / entre los países involucrados.
Las reuniones tienden a ser escritas con mucho cuidado. Se prepara una agenda completa y las personas también tienden a cumplirla. Ambas partes sabrán en gran medida con certeza lo que dirá la otra.
Si hay cosas que negociar, entonces pueden tener lugar en la mesa principal o ser conducidas por una reunión de personal en salas laterales. Si se llega a un acuerdo, entonces ambas partes discutirán una declaración conjunta para su divulgación pública (si quieren hacerlo).
A menudo sucede que dos jefes de estado dejarán el grupo para hablar uno a uno. Esto está menos programado, pero ambas partes mantendrán su mensaje. A menos que, por supuesto, una de las partes esté haciendo un cambio.
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