La comunicación clara y efectiva es matizada y desafiante. El hecho es que algunas formas de comunicación funcionarán a la perfección con algunas audiencias, pero fracasarán con otras. Por lo tanto, aquí hay algunos consejos para una comunicación clara, específicamente relacionados con el trabajo en un entorno de grupo:
- Conoce a tu audiencia. Ya mencionó que los otros miembros del grupo son hombres y de otros países, pero un comunicador / líder eficaz sabrá más que esto. No estoy diciendo que sean amigos íntimos de estas personas, pero para un proyecto de equipo, al menos debe tener una buena comprensión de qué motiva a estas personas, qué tipo de trabajadores son y cuál ha sido su trabajo anterior. Si bien es imposible saberlo todo, es ideal saber todo lo que pueda, para tener una mejor idea de cómo funcionan y cómo comunicar mejor sus ideas.
- Indique claramente y reafirme sus objetivos. Esto es absolutamente crucial, especialmente para el trabajo en grupo. Indíquelos, por supuesto, en la reunión inicial y luego en un correo electrónico de seguimiento que enumera en detalle lo que cada persona debe hacer.
- Sugerir / preguntar no asignar Ante el peligro de entrar en la semántica, he descubierto que esta es una herramienta de comunicación de grupo particularmente poderosa, especialmente en el trabajo con hombres. Mientras que a alguien le puede molestar que un compañero se haga cargo y “asigne” una tarea (incluso si hay una clara necesidad de que alguien lo haga), responderían de manera muy diferente al compañero que dice “Bob, ¿lo harías, X?”
- Enfatice las fortalezas de la gente . Se debe hacer que las personas sientan que son una parte importante del grupo. Esto requiere primero conocer cuáles podrían ser estas fortalezas (no solo inventarlas para adularlas), y luego repartir las tareas de manera intencional para que coincidan con estas fortalezas. Además, hágales saber que son valorados por sus fortalezas. “Bob, he notado que eres muy bueno en Y, ¿tomarías X para este proyecto?”
- Seguir. Las personas tienen vidas ridículamente ocupadas y lo más probable es que tengan múltiples proyectos a la vez. Haga un seguimiento por correo electrónico y reuniones cara a cara para ver cómo va el progreso. Porque en este escenario te hiciste el líder del grupo, este rol cae en tu regazo. No exageres hasta el punto de molestar. Envíe un correo electrónico después de la reunión inicial a los miembros del grupo que describe el plan de acción y la función de cada miembro. Entonces tal vez un correo electrónico a cada individuo para ver cómo va el progreso a medida que se acerca el plazo. Recuerde siempre encuadrar estos correos electrónicos en los términos más positivos, nunca con ningún “No he escuchado de usted” o tono de acusación.
- Mantente positivo. Incluso cuando se siente como la última cosa en el mundo que quieres hacer, las personas responden a un líder positivo y alentador, no a uno negativo y molesto. Elogie el trabajo que las personas han enviado y se les alentará a hacer más.
- Utilice sitios web para compartir archivos . Me doy cuenta de que esto no siempre es posible en el mundo profesional; sin embargo, he descubierto que es una herramienta invaluable para mantener todos los materiales organizados y para ejercer una presión sutil sobre otros para que puedan ver lo que otros han enviado. Dropbox: simplifica tu vida y http://googledocs.com es gratis y extremadamente útil para esto.
En última instancia, estas son solo algunas de las soluciones que me han resultado útiles para trabajar con proyectos grupales. No son universalmente eficaces. Hay momentos, especialmente si se convierte en líder, en el que se le puede pedir que haga más que su parte justa de trabajo. Injusto, pero eso es vida! ¡La mejor de las suertes!