6 pasos para una facturación eficiente
Una vez que haya dado el salto de empleado a empresario, una de las principales preguntas a considerar es el medio por el cual puede garantizar que se le pague de manera conveniente y ordenada. Es simple que una empresa se hunda debido a una ausencia de ingresos, un número excesivo de obligaciones de los clientes y una falta de contabilidad apropiada.
Con un objetivo final específico para abstenerse de caer en estas trampas, es imperativo prepararse para facturar a los clientes. Puede acercarse a diferentes empresarios para obtener orientación sobre la facturación, pero recuerde que cada empresa es distinta y que necesita un marco adecuado para su organización y para su técnica de trabajo.
Deje de lado alguna oportunidad para establecer un sistema que funcione para usted, y terminará ahorrando tiempo y dinero en efectivo a largo plazo.
Estas son las seis etapas que recomendamos tomar para configurarse para una facturación y facturación competentes:
1. MANTENGA REGISTROS EXACTOS DE TU TRABAJO
Con un objetivo final específico a la recepción, debe darse cuenta del trabajo realizado. Es difícil recordar hacia el final del mes lo que hizo hacia el comienzo del mes, por lo que debe hacer un seguimiento del acto a medida que avanza.
Si cobra por hora, reserve unos minutos después del seguimiento para que sepa exactamente la cantidad de tiempo que ha trabajado. Utilice las etapas de administración del tiempo para registrar sus compromisos y tenga en cuenta la incorporación del costo de los materiales, si corresponde.
2. ELIGE LA FRECUENCIA DE LA FACTURA
Es posible que deba facturar con mayor frecuencia productos en lugar de servicios, y puede organizar un medio alternativo para cada cliente. Sea como sea, es vital centrarse en los ingresos y no permitir un exceso de tiempo entre las facturas.
No olvide enviar las facturas en los momentos específicos que haya seleccionado; enviar una factura mucho después de que se complete el trabajo interrumpe su flujo de efectivo y también puede causar problemas de contabilidad para sus clientes.
3. DEFINIR SUS MÉTODOS DE PAGO ACEPTADOS
Si requiere que sus clientes paguen inmediatamente, hágalo lo más fácil posible para que paguen. Puede reconocer el alcance de las opciones de pago, desde tarjetas de crédito y cheques hasta Servicios para la vista u otros servicios de facturación en línea. Si bien algunos métodos de pago le costarán costos de transacción, es probable que valga la pena, ya que le pagarán más rápidamente.
4. CONFIGURE SUS FACTURAS PARA INCLUIR UN “PAGO DEBIDO A LA FECHA”
A pesar de informar a sus clientes que espera un pago dentro de, por ejemplo, 14 días, es útil incorporar una fecha real en la factura. De esta manera, el cliente no tiene que calcular o convenientemente confundirse acerca de cuándo está esperando el pago.
Para garantizar el pago oportuno, puede cobrar un recargo por demora, o incluso más efectivo, ofrecer un descuento por pago anticipado. (Cuando cite un precio al cliente, agregue este porcentaje de descuento al total, para que no pierda nada al ofrecer la oferta).
Recuerde que el pago solo se realizará después de que envíe una factura, así que no la apague y no se muestre pasivo. Si no se recibe el pago, búsquelo y muéstrele con cortesía y educación que debe esperar un pago inmediato.
5. CREAR FACTURAS DE MIRADA PROFESIONALES.
Si desea que su negocio se tome en serio, necesita facturas de aspecto serio. Asegúrese de que incorporen toda la información relevante, enumere los servicios y los costos, y que estén impresos cuidadosamente. El uso de herramientas de facturación en línea es el mejor enfoque a este respecto.
PENSAMIENTOS FINALES
Ten en cuenta el toque humano. Si está enviando facturas a grandes organizaciones, es una buena idea levantar el teléfono y presentarse a alguien en el departamento de contabilidad. Como el individuo ahora lo “conoce”, su pago recibirá una consideración más rápida cuando llegue.
Además, si hay algún problema por resolver, el procedimiento será más fácil una vez que lo haya contactado personalmente. Para el pago enviado a compañías más pequeñas, considere enviar una nota breve y amigable junto con su solicitud de pago.
¿Quieres aprender más consejos? Mira los consejos de mi blog de facturación: Facturación – Blog avistado
